Wir richten Ihnen Ihr papierloses Büro ein!
Immer mehr Belege sind auch in kleineren Unternehmen z.B. im E-Mail-Verkehr oft ausschließlich digital vorhanden. Rechnungen werden digital verschickt, Kunden bleiben durch E-Mail Newsletter stets auf dem Laufenden und intern müssen verschiedene Belege fristgerecht aufbewahrt werden ohne Datenschutzbestimmungen zu vernachlässigen. Dabei verliert man als Unternehmen sehr schnell den Überblick.
Ist Ihr E-Mail-Verkehr rechtskonform gemäß GOB-Grundsätzen gespeichert? Werden die von Ihnen erstellten Angebote oder die Arbeitsverträge von ausgeschiedenen Mitarbeitern wegen der Datenschutzbestimmungen rechtzeitig wieder gelöscht? Ärgern Sie sich manchmal, das Routineaufgaben im Verwaltungsbereich von Mitarbeitern immer mal wieder vergessen werden?
Um die unendliche Ansammlung von Papierbergen zu vermeiden und Ihre kostbare Zeit zu schonen, bieten wir Ihnen ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Dieses System richten wir vollständig für Sie ein und stellen Ihnen dieses mit all seinen Funktionen in einem kurzen Seminar vor. Unsere EDV-Abteilung ist bei Problemen oder Rückfragen auch nach Einrichtung weiterhin für Sie da. Sie benötigen hierfür keinerlei Programmierkenntnisse.
Mit unserem DMS-System werden Ihre Dokumente unter Einhaltung aller Fristen revisionssicher und wiederauffindbar abgelegt.
Ihre Rechnungen werden über Workflows mit den jeweiligen Bestellungen automatisch zugeordnet und können in einem frei definierbaren Genehmigungsprozess durch die Abteilungen geführt den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen. Bearbeiten Sie mit dem Dokumentmanagementsystem Ihre Rechnungen fristgerecht, unkompliziert und stets mit einem Blick auf den aktuellen Bearbeitungsstand. Damit Sie nie wieder eine Zahlung vergessen, werden auch Ihre Eingangsrechnungen mit Fälligkeit und Skontozeitraum gespeichert. Automatisieren Sie durch das Workflow Management des DMS-Systems alle wiederkehrenden Arbeitsabläufe.
Mit der digitalen Texterkennung finden Sie in Sekundenschnelle genau die Dokumente nach denen Sie gesucht haben. Das OCR Verfahren durchsucht sämtliche Dokumente, E-Mails und Microsoft Office Dateien und liest alle Informationen wie etwa Belegnummern, Namen und Dokumentenarten aus. Mit den individuellen Filtern können Sie Ihre Suche auch mit nur wenigen Klicks so einschränken, dass Sie garantiert das richtige Dokument finden.
Das DMS-System ist vollkommen plattformunabhängig und kann bei einer cloudbasierten Lösung auch unterwegs auf dem Handy aufgerufen werden. Egal ob Sie im Büro an Ihrem PC sind oder im Außendienst an Ihrem Tablet, Sie haben immer alle Dateien zur Hand. Sie selbst entscheiden ob Sie lokal, in der Cloud oder mit einer Hybridlösung arbeiten möchten.
